أفضل 10 نصائح لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي

ليس من السهل إدارة حسابات مواقع التواصل الاجتماعي للعلامات التجارية، وأحد أكبر التحديات هو تنظيم محتواك على هذه المواقع؛ إذ تكمن الصعوبات التي يواجهها مدير وسائل التواصل الاجتماعي في التعامل مع أهداف الترويج التي تتبناها مختلف الأقسام، والبقاء على اطلاع دائم على الإشارات والتوجهات على وسائل التواصل الاجتماعي، ونشر محتوى ذي صلة وجذاب دورياً.

10 نصائح لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي:

1.  حدِّث تقويم المحتوى باستمرار:

يستغرق التخطيط لمنشورات وسائل التواصل الاجتماعي وقتاً طويلاً، لذلك يساعدك تقويم المحتوى على توفير الوقت.

"أحتفظ بتقويم محتوى محدَّث يتضمن جميع شبكاتنا الاجتماعية وأنواع المحتوى الذي سننشره على كل واحدة منها، ثم أُنشئ قائمة مهام يومية وأسبوعية بناءً على التقويم، وأحرص على تخصيص وقت إضافي لكل مهمَّة تحسباً لأي طارئ". - مديرة وسائل التواصل الاجتماعي "جورجي مورلي" (Georgie Morley).

2.  جدوِل كل المنشورات مقدَّماً:

توفِّر جدولة المنشورات كثيراً من الوقت، وتسمح لك بالتركيز على أجزاء أخرى من عملك بدلاً من تشتيت انتباهك باستمرار بسبب الحاجة إلى النشر في أوقات معينة من اليوم.

اعتادت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي السابقة "روبين شاورز" (Robyn Showers) في "هاب سبوت" (HubSpot) التغريد 24 مرة أو أكثر من حساب @HubSpot يومياً، ولا يشمل ذلك الردود على مستخدمي "تويتر" الآخرين.

لتوفير الوقت، استخدمت ميزة "البريد الوارد الاجتماعي" (Social Inbox) لجدولة التغريدات بالجملة عن طريق تحميلها من جدول بيانات؛ إذ تقول "شاورز": "أميل أيضاً إلى جدولة منشورات "فيسبوك" (Facebook) و"لينكد إن" (LinkedIn)".

3.  استخدم تطبيقاً لقائمة المهام:

يفقد مديرو وسائل التواصل الاجتماعي تركيزهم دون قوائم المهام، ويبحثون دائماً عن أفضل تطبيق لقائمة المهام، ومن هذه التطبيقات "تودويست" (Todoist)، و"تيك تيك" (TickTick)، و"إني.دو" (Any.do)، ولحصر خياراتك، إليك بعض الميزات الأساسية التي يجب البحث عنها:

• خيار المزامنة بين الأجهزة.
• إمكانية تكرار مواعيد المهام ورسائل التذكير.
• مستويات الأولوية.
• الفئات.
• تقاسم المهام والتفويض.
• نقل المواعيد في التقويم إلى التطبيق.

4.  اعرف أين تحصل على الموضوعات الرائجة:

ما هو التوجه الآن؟ وما الذي يثير اهتمام مستخدمي منصة "إكس" (تويتر سابقاً)؟ وما هي القصص الإخبارية التي يتحدث عنها الناس؟ هذه كلها أسئلة يجب على مديري وسائل التواصل الاجتماعي التفكير فيها ليس فقط عند وصولهم إلى العمل في الصباح، لكن طوال اليوم.

من خلال البقاء على اطلاع على التوجهات السائدة، يستطيع مدير وسائل التواصل الاجتماعي زيادة عدد الزيارات إلى موقعه على الويب، وللاطلاع بشكلٍ دائم على آخر المستجدات في ظل التغييرات المستمرة، اشترك في المواقع والمدونات التي تنشر توجهات وموضوعات في مجال عملك.

5.  فرِّغ صندوق البريد الوارد:

بالنسبة إلى معظم الأشخاص، تتحقق الإنتاجية العالية من إغلاق البريد الإلكتروني ساعات عدة متتالية، وهذا ينطبق على مديري وسائل التواصل الاجتماعي الذين يحتاجون إلى البقاء متيقظين للطلبات الواردة.

في الماضي، قادت "لاوري ميتشام" (Laurie Meacham) فريق وسائل التواصل الاجتماعي في شركة "جيت بلو" (JetBlue)، وكان عليهم البقاء على اطلاع على الإشارات على "تويتر"، إضافة إلى طلبات النشر على وسائل التواصل الاجتماعي من فِرق التسويق والعلاقات العامة والعمليات وخدمة العملاء، فكيف فعلوا ذلك؟

تقول "لاوري": "أحرص دائماً على تفريغ صندوق البريد الوارد حتى أعرف ما هو الجديد وما الذي يحتاج إلى اتخاذ إجراء، وبهذه الطريقة، لن أتشتت وسط كم هائل من رسائل البريد الإلكتروني أو المهام غير الهامة".

قد يكون من السهل أن تفقد رسائل البريد الإلكتروني الهامة الموجودة أسفل الجزء المرئي من الصفحة؛ لذا ضع علامة على الرسائل التي تريد الرجوع إليها واضبط إشعارات التنبيه للمرسلين الأكثر أهمية لديك.

6.  أنشئ مجلداً خاصاً بمحتوى وسائل التواصل الاجتماعي في بريدك الإلكتروني:

بصفتك مديراً لوسائل التواصل الاجتماعي، فإنَّ إحدى مهامك هي جمع كل المحتوى الذي تنشئه شركتك، وتدقيقه، وإنشاء منشورات اجتماعية صغيرة الحجم يمكن لجمهورك استيعابها بسرعة، لكن مع وجود كثير من طلبات المحتوى والترويج الواردة، كيف تضمن عدم إغفال الأشياء الهامة أو نسيانها؟

عندما يتعلق الأمر بفرز المحتوى ووضع إشارة مرجعية عليه، توصي "بريتاني لينينغ" (Brittany Leaning) مديرة وسائل التواصل الاجتماعي السابقة في "هاب سبوت" بإنشاء مجلد مخصص للمحتوى الاجتماعي.

بالنسبة إلى "لينينغ"، تضمنت بعض رسائل البريد الإلكتروني هذه ندوات عبر الإنترنت قادمة أو إطلاق منتجات أو مواد تسويقية من شركات أخرى اعتقدت أنَّ جمهور "هاب سبوت" سيقدِّرها.

تقول "لينينغ": "كان روتيني يقوم على مراجعة كل مقالة على "هاب سبوت" نُشرت في الأسبوع الماضي، وجدولة المنشورات الدائمة للأسبوع التالي، وكنت أفعل الشيء نفسه مع كل نشاطاتنا الجديدة، وهذا من شأنه الحفاظ على استمرار عملية النشر على وسائل التواصل الاجتماعي بينما أبحث عن فرص للاستفادة من الأخبار أو أي محتوى آخر محدد زمنياً".

بعد إنشاء المجلد، اتبع روتيناً يُمكِّنك من مراجعته عندما تحتاج إلى إلهام لمحتوى جديد وإزالة المحتوى القديم بعد مرور وقت معين.

7.  أنشئ نموذجاً لطلبات الترويج على وسائل التواصل الاجتماعي:

للحد من عدد طلبات الترويج على وسائل التواصل الاجتماعي التي تتلقاها عبر البريد الإلكتروني والرسائل الفورية، أرسل هذه الطلبات إلى نموذج معين، وبهذه الطريقة، يمكنك تحرير بريدك الإلكتروني ورسائلك الفورية، وسيكون لديك الآن مكان مخصَّص لمراجعة الطلبات، فإذا كنت قلقاً بشأن الطلبات المحددة زمنياً، فيمكنك إضافة ملاحظة تحدد أفضل طريقة للاتصال بك أو بفريقك للطلبات العاجلة.

8.  استخدم كانفا (Canva) لإنشاء مجموعات من الصور المتشابهة:

كانفا عبارة عن منصة تصميم رسومية بسيطة ومجانية رائعة يمكن للمديرين استخدامها لإنشاء قوالب لوسائل التواصل الاجتماعي، ومن الأهمية بمكان الحفاظ على مظهر جميل وموحَّد على وسائل التواصل الاجتماعي.

باستخدام "كانفا"، يمكنك إنشاء قوالب والحصول على موافقة فريق علامتك التجارية عليها إذا لزم الأمر، واستخدامها عند النشر على وسائل التواصل الاجتماعي، ويمكنك إنشاء مجلدات متعددة بناءً على فئة المنشور أو المنصة أو نوع المحتوى المرئي، وكيفية تنظيمها أمر متروك لك.

تقول "شاورز": "في أي وقت ندير حملة للترويج لكتاب إلكتروني، أو ندوة عبر الإنترنت، أو أي جزء آخر قيِّم من المحتوى، أريد أن يكون لدي خمسة تصميمات إبداعية على الأقل لاختبارها على تويتر".

لإنشاء تلك التصميمات، يتعين عليها فقط تصميم صورة واحدة على "كانفا"، ثم تستخدم أداة النسخ لتكرار الصورة وإنشاء إصدارات متعددة مع الاحتفاظ بعناصر التصميم الأساسية.

9.  نظِّم النوافذ وعلامات التبويب بترتيب معين كل يوم:

عندما تتنقل بين بريدك الإلكتروني، والتقويم، وطلبات النشر، والروابط، وما إلى ذلك، فقد تفقد مكان علامة التبويب الموجودة فيها؛ لذا يقترح أحد أعضاء فريق "جيت بلو" إبقاء النوافذ وعلامات التبويب مفتوحة بترتيب معين ستعتاد عليه وتحفظه بسرعة.

يقترح فريق "جيت بلو" أيضاً الاعتياد على إغلاق علامات التبويب بمجرد الانتهاء منها؛ إذ يقول: "تُرسَل إلينا روابط عدة، وإذا لم أكن حذراً، فسوف يكون لدي 30 مقالاً مفتوحاً إضافة إلى صور شخصية، وبعض الصور الأخرى".

إذا غرد شخص ما بإرسال رابط لعلامتك التجارية، فأغلق الرابط بمجرد أن تتعامل مع تلك التغريدة؛ إذ يساعد هذا أيضاً على ضمان عدم ازدحام شريط التبديل الخاص بك حتى لا تتعذر رؤية التحديثات بسهولة عندما تحدث.

10. حدِّد مهلة زمنية لكل مهمة:

لا تسمح الجداول الزمنية المكتظة بالمهام لمديري وسائل التواصل الاجتماعي بإنفاق وقت طويل في إنجاز مهمة واحدة، فمن السهل أن تتشتت وسط كم هائل من المهام والأبحاث والاجتماعات، لذلك من الهام تحديد مهلة زمنية لكل مهمة حتى تتمكن من الاستمرار في التركيز وعدم قضاء كثير من الوقت في مهمة واحدة.

في الختام:

من السهل أن تكون منظَّماً، لكن تكمن الصعوبة في الاستمرار على هذا النحو؛ إذ تتطلب جميع النصائح الموضحة آنفاً المثابرة، وإلا فإنَّك لن تحقق الفائدة المرجوة منها، كما هو الحال مع كل شيء، فإذا واظبت على تطبيق هذه النصائح، فسوف تعتاد التنظيم تدريجياً.

نصيحة مهنية: طبِّق نصيحة واحدة تلو الأخرى واختر النصيحة التي تحل مشكلاتك؛ إذ يرى بعض المديرين أنَّ تطبيق النصائح بالتدريج يُسهل إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، ويقي من الإرهاق الناجم عن التغيير المستمر.