7 نصائح لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي لتوفير الوقت - الجزء الأول

إدارة وكالة للتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ليست بالأمر السهل، وخاصةً إذا كانت شركتك ناشئة، فيجب عليك تحقيق التوازن بين وقتك لخدمة العملاء الحاليين والترويج لعملاء جدد، إذاً، كيف تستثمر وقتك خير استثمار لتحقيق ذلك؟ هذا ما سنجيب عنه في هذا المقال عبر النصائح الآتية:

1. أنشئ روتيناً يناسبك:

الشيء الوحيد الذي قد نتفق عليه جميعاً هو أنَّنا جميعاً مختلفون، ولهذا السبب من الهام أن تجرِّب وتجد الروتين الذي يناسبك بدلاً من تطبيق نصيحة لا تناسبك من أحد الخبراء، فلدى مديري وسائل التواصل الاجتماعي مهام عدة يجب تنظيمها، ويتعلق بعضها بالتعامل مع العملاء وبعضها الآخر وراء الكواليس.

يساعدك إنشاء روتين يومي تُخصِّص فيه وقتاً لنشاطات معينة على البقاء على المسار الصحيح؛ إذ إنَّ بناء روتين يومي باستخدام التطبيقات والأدوات هو السبيل الوحيد لتنظيم يومك عندما تكون لديك مهام متعددة يجب معالجتها، على سبيل المثال، استخدم "تودويست" (Todoist) لتتبُّع قائمة المهام التي يجب عليك إنجازها، و"بريك تايم" ( Break Time) لأخذ استراحات بين ساعات العمل.

عندما يكون لديك روتين محدد يُنظِّم يومك، يصبح كل شيء أسهل بكثير، فحاول إدارة قنوات التواصل الاجتماعي، والرد على التعليقات والرسائل والتفاعل مع المستخدمين في الصباح حتى يتسنى لك التركيز على مهام تسويقية أخرى في بقية اليوم.

●  تحديد أوقات للمراقبة والتفاعل:

من الهام التمييز بين قيامك بإدارة المجموعات على منصات التواصل الاجتماعي والتواصل مع العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني؛ إذ يساعدك تحديد وقت محدد لكل نشاط على التركيز حتى تتمكن من مخاطبة الأشخاص بطريقة صحيحة.

لا تضيع الوقت أو تربك عملاءك بتوجيه كلامك إلى الأشخاص غير المعنيين، وابدأ عملك مباشرة قبل التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل والتفاعل مع وسائل التواصل الاجتماعي، وحافظ على أسلوب علامتك التجارية في ردودك.

● تحديد أيام للجدولة والوقت اللازم لها:

يجب عليك تخصيص الوقت لإنشاء محتوى وسائل التواصل الاجتماعي وجدولته، وتجميع المهام في هذا الوقت أيضاً، على سبيل المثال، تستطيع تخصيص وقت بعد ظهر كل يوم جمعة لجدولة المحتوى، وخلال ذلك الوقت، يمكنك تجميع منشوراتك على "إنستغرام" (Instagram)، ثم تجميع منشوراتك على "فيسبوك" (Facebook)، وغير ذلك.

خصِّص يوماً في الأسبوع لإنشاء المحتوى وجدولته بالجملة حتى يتسنى لك في باقي أيام الأسبوع نشر محتوى فوري والتفاعل مع جمهورك، ويمكنك تبسيط عملية إنشاء المحتوى لعملائك عن طريق إعداد محتوى بالجملة لهم يكفي شهراً كاملاً، وستقضي أسبوعاً حافلاً بالعمل أنت وفريقك، ولكنَّ العملية ستسير بسلاسة وتتيح لك قضاء بقية الشهر في التفاعل والتحسين بمجرد الانتهاء من عملية الإنشاء والنشر.

2. ركِّز على أفضل المنصات لأعمال عميلك:

أنجز أكثر بجهد أقل؛ إذ تعتمد الإدارة الفعالة لوسائل التواصل الاجتماعي على إيجاد أفضل قنوات التواصل الاجتماعي لترويج أعمالك أو أعمال عميلك، ويُعَدُّ "تويتر" (Twitter) و"لينكد إن" (LinkedIn) أفضل منصتين لمسؤولي التوظيف للحصول على العملاء والمرشحين.

اعتماداً على مجال عملك، قد يكون "فيسبوك" مفيداً لاستقطاب المرشحين أيضاً، فإذا كنت لا تعرف أفضل المنصات لعميلك، فاستخدم قائمة التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي لتحديد قناة التواصل الاجتماعي المناسبة.

3. خطط لمحتواك مقدماً:

لا شك أنَّ أشيع نصيحة يقدِّمها خبراء وسائل التواصل الاجتماعي لتوفير الوقت هي التخطيط لمحتواك مقدَّماً حتى يتسنى لك بناء الجمهور المستهدف لعميلك واستقطابه، فاستخدم تقويم محتوى وسائل التواصل الاجتماعي للتخطيط لمحتواك مقدَّماً؛ إذ يساعدك هذا أنت وفريقك على تنظيم سير العمل لكل منشور على وسائل التواصل الاجتماعي لكل عميل:

• التخطيط للمحتوى.
• صناعة المحتوى.
• تنفيذ المحتوى.
• مراجعة المحتوى.

إنَّ معرفة جمهورك هو الأساس لبناء حملات ناجحة وفعالة على وسائل التواصل الاجتماعي، ولتوفير الوقت، استخدم تقويم المحتوى لكل عميل، وبمجرد أن تعرف ما الذي ينجح وما الذي لا ينجح، يصبح من الأسهل تخطيط المحتوى مقدَّماً، وهذا يسمح لك بالتركيز على الأشياء التي تحتاج إلى اهتمام فوري.

يجعلك تخطيط محتوى وسائل التواصل الاجتماعي أكثر كفاءة وفاعلية:

• التخطيط مقدَّماً بدلاً من التخبط في اللحظة الأخيرة يعني أنَّك تعمل بكفاءة.
• نشر المحتوى المناسب في الوقت المناسب يزيد من فرص نجاحك، ومن ثم تصبح أكثر فاعلية.

جدول المحتوى قبل أسبوع، وامنح كل عميل تقويماً للمحتوى في بداية ترتيبات العمل معك، ويتضمن هذا التقويم أشياء بسيطة مثل "في أيام الاثنين، ننشر اقتباساً من المدونة الصوتية"، أو "في أيام الخميس، نبدأ محادثة بسؤال".

إنَّ تحديد المحتوى وجدولته للأسبوع القادم يمنح فريقك مساحة للإبداع ضمن هذه المعايير؛ إذ تسير جدولة المحتوى على نحو أسرع؛ لأنَّ الفريق يعرف بالضبط المحتوى المراد نشره وتوقيته، وهذا يترك لك مزيداً من الوقت للتركيز على استراتيجيات بناء الجمهور.

لتوفير الوقت، خصِّص وقتاً كل أسبوع للتخطيط؛ إذ يؤدي تطبيق "تريلو" (Trello) هذه المهمة على أكمل وجه؛ وذلك لأنَّه يسمح لك بتحديد تواريخ العمل الرئيسة وأيام التوعية والمحتوى الخاص بالأسابيع والأشهر وحتى العام المقبل.

إنَّ تخصيص يوم من كل أسبوع لتحديث خطة "تريلو" وإنشاء المحتوى وجدولته بالجملة يعني أنَّك لا تتخبط في محاولة الحصول على المحتوى أو إنشائه في اللحظة الأخيرة، كما أنَّه يتيح لك الحرية لنشر محتوى فوري والتفاعل مع جمهورك.

توجد بعض أساليب إدارة وسائل التواصل الاجتماعي التي قد تساعدك على العثور على المحتوى والتخطيط له مقدَّماً، ومنها:

1. تعديل المحتوى وإعادة نشره:

تمنحك إعادة استخدام محتواك أو ما يُعرَف باسم إعادة تدوير المحتوى الحالي الفرصة لتحويل جزء واحد من المحتوى إلى بعض الأشكال المختلفة؛ ونتيجة لذلك، تحصل على فرصة للوصول إلى جمهور مستهدف جديد.

أنشئ جزءاً أكبر من المحتوى مثل مقطع فيديو وحوِّله إلى أجزاء أصغر من المحتوى لمنصاتك الأخرى، فقد يتحول مقطع فيديو لندوة مدتها ساعة واحدة إلى مدونة صوتية، وفيديو على "يوتيوب" (YouTube)، ومنشورات متعددة لمنصات التواصل الاجتماعي الأخرى، ويتيح لك هذا إنشاء مئات الأجزاء الصغيرة من المحتوى من حدث واحد فقط.

لا تتردد في إعادة استخدام المنشورات القديمة والحديثة، فإن حققت هذه المنشورات نجاحاً في الماضي، فحاول تعديلها وإعادة نشرها، وخاصةً على "تويتر"؛ إذ يسير كل شيء بسرعة فائقة، وربما لم يرَ جمهورك منشورك السابق نتيجة ذلك.

2. إعادة استخدام المحتوى الدائم:

المحتوى الدائم هو محتوى لا يتقادم أبداً ويظل ملائماً، فإذا حفظت بعض المحتوى الدائم في مكتبة عميلك، فإنَّك توفر الوقت اللازم للعثور على مصدر للمعلومات وإنشاء مواد جديدة.

أنشئ قائمة محتوى دائم حتى تتمكن من مشاركتها وإعادة مشاركتها للحصول على مزيد من المشاهدات وجذب مزيد من الزيارات إلى المكان الذي تبيع فيه منتجك أو خدمتك، فلن تبيع في كثير من الأحيان على وسائل التواصل الاجتماعي، لذلك يجب عليك توجيه المستخدمين إلى المكان الصحيح، والمحتوى هو أفضل طريقة للقيام بذلك.

3. الاستعانة بمحتوى الآخرين:

يعني هذا البحث عن محتوى لمشاركته على حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بعميلك؛ إذ يمكنك الاستعانة بمحتوى الأشخاص المؤثرين والمستخدمين والمجتمعات عبر الإنترنت ودمجها معاً لإنتاج محتوى خاص بك.

تواصل مع المحترفين في مجالات العمل الأخرى ولا تتردد في التعاون معهم، فوسائل التواصل الاجتماعي لا تتعلق بك فقط، وإذا كنت تنتج محتوى لشركتك، فحاول الحصول على اقتباسات من متخصصين آخرين في هذا المجال، وبهذه الطريقة ستوسع جمهورك، وأجرِ استطلاعات على "تويتر"، وانظر إلى ما يتحدث عنه جمهورك المستهدف أو ما الذي يواجهه من مشكلات وصعوبات واصنع محتوى يتعلق بها.

4. تخزين محتوى عميلك في مكتبة:

يؤدي تخزين كل محتوى عميلك في مكان واحد إلى توفير الوقت عند إنشاء المحتوى، على سبيل المثال، يمكنك استخدام "جوجل درايف" (Google Drive) لتخزين جميع المستندات والصور ومقاطع الفيديو والملفات الصوتية المستخدَمة بشكل متكرر في مكان واحد في مجلدات ذات تسميات واضحة.

في الختام:

لقد تحدَّثنا في هذا الجزء من المقال عن 3 نصائح لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي لتوفير الوقت، وسنتابع الحديث في الجزء الثاني والأخير منه عن بقية النصائح.