التوقيت المناسب لإرسال 9 أنواع من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية - الجزء الثاني

يؤثر توقيت رسالة البريد الإلكتروني على احتمالات فتحها والتفاعل مع المحتوى الموجود ضمنها، وقد قدم الجزء الأول من المقال معلومات تفصيلية عن التوقيت المناسب لإرسال 3 أنواع من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية، ويبحث الجزء الثاني منه في بقية الأنواع فتابعوا معنا السطور التالية.

الوقت المناسب لإرسال النشرات الإعلامية عن طريق البريد الإلكتروني

4. رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات

يُستخدَم هذا النوع من رسائل البريد الإلكتروني بعد إجراء المعاملات وعقد الصفقات، ويُذكَر من أمثلتها رسائل تأكيد الطلب. يمكنك أن ترسلها حالما يتفاعل الزبون مع النشاط التجاري.

حيث يركز خبراء التسويق عن طريق البريد الإلكتروني على المعدلات اليومية لفتح رسائل البريد الإلكتروني، لهذا السبب يُعد مستوى تفاعل المشتركين من بين الدوافع الرئيسية لاستخدام استراتيجية رسائل المعاملات، وهذا منطقي، لأنَّ العميل المتفاعل يحافظ على ولائه للعلامة التجارية.

ولكن تبرز المشكلة عندما يفرط بعضهم في استخدام هذه الاستراتيجية ظناً منهم أنَّها تساعد في زيادة تفاعل العملاء، والحفاظ عليهم، وتشجيع العملاء المحتملين على اتخاذ قرار الشراء، حيث يمكن أن يؤدي هذا الإلحاح إلى نفور الزبائن.

وهناك حالات تستدعي الرد الفوري على العميل، مثل رسائل إعادة تعيين كلمة المرور، وشكر العميل بعد شراء الخدمة.

بالمقابل، لا يجب أن ترسل رسالة بريد إلكتروني فورية عندما يضيف العميل المحتمل المنتجات لعربة التسوق دون أن يطلبها. من الواضح أنَّه مهتم لكنَّه تراجع عن طلب المنتجات بسبب مشكلة تقنية أو مالية، أو لأنَّ أجور الشحن مرتفعة، أو ربما هو يحتاج لبعض الوقت لكي يتأكد من مصداقية العلامة التجارية قبل اتخاذ قرار الشراء.

فيما يلي 3 خطوات للتعامل مع هذه الحالة:

• إرسال أول رسالة بريد إلكتروني بعد بضع ساعات من التسوق لتذكير العميل بالمنتجات.
• إرسال رسالة ثانية بعد 24 ساعة من الحدث لكي تمنحه ما يكفي من الوقت للتفكير بالعرض.
• إرسال رسالة نهائية بعد مضي أسبوع على الحدث مع الحرص على إضافة خصم لترغيب العميل المحتمل بتأكيد طلب الشراء.

الخلاصة

• الأيام المناسبة: نفس اليوم الذي تمت فيه الصفقة.
• التوقيت المناسب: بعد بضع ساعات من إتمام الصفقة.

5. رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية

يواجه خبراء التسويق في العصر الحديث صعوبة في نشر الانطباع الأولي المناسب عن العلامة التجارية، وخاصة عندما تكون المنافسة محتدمة ولا مجال لاقتراف الأخطاء في قطاع العمل.

وغالباً ما تكون معدلات فتح رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية مرتفعة، وهي مجدية أكثر من النشرات الإعلامية بما يقارب 86%.

فيما يلي 3 خطوات أساسية لنجاح رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية:

• إرسال أول رسالة بريد إلكتروني ترحيبية فور قيام العميل المحتمل بالاشتراك بالقائمة البريدية أو طلب الخدمة. يجب أن تستثمر هذا الوقت لصالحك؛ لأنَّ العميل المحتمل يفكر بالعلامة التجارية.
• المتابعة مع العميل وإرسال رسالة بريد إلكتروني ثانية من مجموعة الرسائل الترحيبية إذا لم يتقدم بطلب شراء، في حين ينبغي عليك أن تستخدم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات في حال تمت عملية الشراء.
• إرسال رسالة البريد الإلكتروني الثالثة والأخيرة بعد مضي يومين على الأولى، بحيث تتضمن محتوى مفيداً يقنع العميل المحتمل بقرار الشراء.

في حال لم تنجح هذه الخطوات في إقناع العميل بالشراء، عندئذٍ عليك أن ترسل إليه مجموعة أخرى من الرسائل لترغيبه بالمنتجات والعروض المتوفرة. الخطوات آنفة الذكر تناسب شركات التجارة الإلكترونية التي لا تحتاج لما يزيد على 3 رسائل لإقناع العميل المحتمل بعروضها.

ولكن تحتاج الشركات المختصة في المجال التقني على سبيل المثال لعدد أكبر من رسائل البريد الإلكتروني لشرح كافة التفاصيل الهامة المتعلقة بالمنتجات والخدمات. لذلك يقع على عاتقك مهمة تقدير عدد رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية المطلوبة وتطبيق الخطوات آنفة الذكر لجدولتها.

الخلاصة

• اليوم المناسب: اليوم الذي قام فيه العميل بالاشتراك.
• الوقت المثالي: بعد عدة ساعات من الاشتراك.

6. رسائل المتابعة

يحقق هذا النوع من الرسائل نتائج ممتازة عندما تكون الخطة الزمنية مدروسة وفعالة. تهمل العديد من الشركات رسائل المتابعة مع العملاء المحتملين، وقد بيَّنت إحدى التقارير أنَّ نسبة 3% فقط من الشركات تتابع مع عملائها المحتملين.

تهدر هذه الشركات كثيراً من فرص البيع نتيجة إهمالها لاستراتيجية المتابعة مع العملاء. يمكن أن ينجم هذا الإهمال عن قلة الصبر أو عدم وجود خطة استراتيجية دقيقة خاصة بإجراءات المتابعة مع العميل المحتمل. تستمر الخسائر بالتراكم عندما لا تأخذ الشركة بالحسبان عامل انشغال الفرد وحاجته لمزيد من الوقت قبل أن يفتح رسالة البريد الإلكتروني.

فيما يلي 4 عوامل يجب أن تأخذها بالحسبان لكي تضمن نجاح استراتيجية المتابعة مع العميل عن طريق البريد الإلكتروني:

• في حال تواصل الزبون معك، عندئذٍ عليك أن ترد عليه في الحال، وفي حال حدث العكس، عندها عليك أن تنتظر رد العميل لمدة 3-4 أيام قبل أن ترسل إليه مرة ثانية.
• تجنُّب المتابعة مع العميل في أيام الإثنين والجمعة.
• يُنصَح بإرسال هذا النوع من الرسائل في أيام الثلاثاء والأربعاء وعند نحو الساعة 10 صباحاً. يكون الفرد في ذروة إنتاجيته في هذه الأيام لهذا السبب يميل لتفقد البريد الوارد وهو مفعم بالنشاط والاستعداد لاتخاذ التدابير اللازمة.
• أيام السبت في الساعة 10 صباحاً والأحد عند نحو الساعة 8 مساءً مناسبة لرواد الأعمال الذين يخططون جدول أعمالهم الأسبوعي خلال العطلة.

تؤكد الدراسات الإحصائية أنَّ معظم رسائل البريد الإلكتروني تقع طي النسيان بعد مضي نحو 24 ساعة، وهنا تكمن أهمية خطة رسائل المتابعة في تذكير العملاء المحتملين بالعلامة التجارية. يؤثر تفاعل العميل المحتمل مع الرسالة الأولى على تجاوبه مع رسائل المتابعة.

ملاحظة: يمكنك أن تستفيد من برمجيات أتمتة إجراءات التسويق، وجدولة رسائل البريد الإلكتروني لتحديد المواعيد المناسبة لرسائل المتابعة عندما لا تكون متأكداً من سلوكيات العملاء. من ثمَّ، يمكن الاستفادة من هذه البرمجيات في تخطيط رسائل البريد الإلكتروني وجدولتها وتخفيف ضغوطات العمل الواقعة على عاتق فريق خدمة العملاء.

الخلاصة

• الأيام المناسبة: بعد 3-4 أيام من تفاعل العميل المحتمل مع العلامة التجارية.
• التوقيت المناسب: نحو الساعة 10 صباحاً.

7. رسائل البريد الإلكتروني الباردة

يزداد احتمال فتح رسائل البريد الإلكتروني الباردة عندما تكون في أعلى صندوق الوارد، لهذا السبب يُنصَح بإرسالها مبكراً بين الساعتين 6:00-9:00 صباحاً في بداية يوم العمل.

حيث يفتح الفرد في هذا الوقت صندوق الوارد للاطلاع على رسائل العمل؛ مما يزيد من احتمال النقر على الرسائل الباردة والاطلاع عليها.

الخلاصة

• الأيام المناسبة: أيام العمل.
• التوقيت المناسب: 6:00-9:00 صباحاً.

8. رسائل البريد الإلكتروني بين الشركات

يحتوي هذا النوع من رسائل البريد الإلكتروني على مواد للتسويق وتمكين المبيعات، وهي موجهة لخبراء الأعمال التجارية، والمؤسسات، والشركات العاملة في القطاعات الأخرى.

ويمكن إرسال هذا المحتوى في أيام الثلاثاء، أو الأربعاء، أو الخميس بين الساعتين 5:00-7:00 صباحاً للحصول على أفضل نتيجة ممكنة. غالباً ما ينتمي المشتركون في القائمة البريدية لعدة مناطق زمنية مختلفة، وقد لا تُتاح إمكانية توقيت موعد رسالة البريد الإلكتروني بحسب المنطقة الزمنية لكل واحد منهم؛ لهذا السبب يُنصَح بالالتزام بالأوقات المناسبة عموماً للحملات التسويقية الفعالة.

الخلاصة

• الأيام المناسبة: الثلاثاء، الأربعاء، الخميس.
• الأوقات المناسبة: 5:00-7:00 صباحاً.

9. رسائل البريد الإلكتروني بين الشركة والعميل النهائي

يستهدف هذا النوع من رسائل البريد الإلكتروني المستهلك النهائي، وهي تفيد في تعريف الجمهور على العلامة التجارية، وزيادة إيرادات المبيعات، وترويج المنتجات. هذه الرسائل أساسية في استراتيجية التسويق عن طريق البريد الإلكتروني، ولكن يعتقد بعضهم أنَّهم يستطيعون إرسالها في أي وقت؛ مما يحد من فعاليتها وجودة نتائجها.

ولذلك، يجب إرسال المحتوى التسويقي عن طريق البريد الإلكتروني عندما يكون الجمهور المستهدف في ذروة نشاطه.

حيث بينت نتائج الأبحاث العلمية أنَّ الجمهور المستهدف من هذه الرسائل يكون في ذروة نشاطه في نهاية الفترة المسائية، ويُفضَّل إرسال الحملات الترويجية عن طريق البريد الإلكتروني في أيام الجمعة والإثنين بعد الساعة 9:30 مساءً.

ويمكن تحديد التوقيت المثالي لإرسال المحتوى الترويجي من خلال التجريب في عدة أوقات مختلفة، ومقارنة معدلات فتح الرسائل، والتفاعل، والنقر على الروابط، والاعتماد على هذه البيانات في توقيت الحملات التسويقية.

فيما يلي 4 نصائح لاختيار التوقيت المناسب للحملات التسويقية بين الشركات والمستهلك النهائي:

• جرِّب عدة أيام مختلفة خلال الأسبوع بهدف مقارنة معدلات الفتح.
• صنِّف الجمهور المستهدف بحسب المناطق الزمنية لضمان تحقيق أعلى معدل وصول وتفاعل ممكن.
• استخدم أدوات الأتمتة لجدولة رسائل البريد الإلكتروني وتخصيصها.
• حدِّد التوقيت المناسب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني بناءً على طبيعة النشاط التجاري واهتمامات المشتركين.

الخلاصة

• الأيام المناسبة: من الجمعة إلى الإثنين.
• الأوقات المناسبة: بعد الساعة 9:30 مساءً.

في الختام

تُستخدَم رسائل البريد الإلكتروني على نطاق واسع في الحملات الترويجية، وقد تبين أنَّ نجاح هذه الاستراتيجية يعتمد على توقيت إرسال المحتوى الترويجي. قدم الجزء الثاني من المقال معلومات مفصلة عن التوقيت المناسب لإرسال عدة أنواع من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية، بهدف زيادة معدلات الفتح والنقر على الروابط وتحويل المشتركين بالقائمة البريدية إلى عملاء.