7 نصائح لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي لتوفير الوقت - الجزء الثاني

لقد تحدَّثنا في الجزء الأول من هذا المقال عن 3 نصائح لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي لتوفير الوقت، وسنتابع الحديث في هذا الجزء الثاني والأخير عن بقية النصائح.

4. جمِّع مهامك:

يعني هذا القيام بنفس النوع من المهام في الوقت نفسه، على سبيل المثال، قد تقضي ساعتين في إنشاء رسومات وسائل التواصل الاجتماعي أو 30 دقيقة في الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

يؤدي تجميع المهام إلى توفير الوقت لأنَّك تركز على شيء واحد مع وجود جميع الأدوات المناسبة أمامك، تماماً مثل خط الإنتاج في المصنع، وإليك كيفية القيام بذلك:

• التركيز على شيء واحد.
• تقليل المشتتات.
• تجنُّب تعدد المهام.
• إعطاء الأولوية للمهام الهامة.

1. التركيز على شيء واحد:

أكد المؤلف "غاري كيلر" (Gary Keller) أهمية التركيز على شيء واحد في الوقت نفسه، وأوضح ما يحدث عندما تتعرض للمقاطعة: "عندما تفقد تركيزك، قد يستغرق الأمر ضعف الوقت للعودة إلى العمل بنفس الكفاءة؛ لذا احرص على ألا يقاطعك أحد".

2. تقليل المشتتات:

قد يكون تشتيت الانتباه أو المقاطعة في أثناء العمل في مهمة ما أمراً مكلفاً؛ إذ توضح الأبحاث أنَّ الأمر يستغرق وقتاً طويلاً للعودة إلى المهمة التي كان من المفترض أن تنجزها.

3. تجنُّب تعدد المهام:

إذا أخبرك أحد أنَّ تعدد المهام هو أفضل طريقة لإنجاز مزيد من المهام، فلا تصغِ إليه، فعندما تحاول القيام بأكثر من شيء في الوقت نفسه، فمن المحتمل أن تفشل فشلاً ذريعاً.

حسب استطلاع أجرته "بزنس إنسايدر" (Business Insider)، ينجح 2% فقط من الناس في تعدد المهام، وينتهي الأمر بالبقية منا بالارتباك والفوضى، وبدلاً من ذلك، أنشئ قوائم مهام قصيرة يومية يمكن تنفيذها بكفاءة، وخذ فترات استراحة بينها.

4. إعطاء الأولوية للمهام الهامة:

بعد أن قررت التركيز على شيء واحد، من الهام معالجة المهام الهامة أولاً، فنحن نعمل على وجه أفضل إذا اتخذنا قرارات سريعة وتصرفنا بناءً عليها، وكم مرة كنت تنوي القيام بشيء ما، ثم أجلته وشعرت بالتعب الشديد أو فقدت الدافع للقيام بذلك؟ عندما تقضي اليوم كله في اتخاذ قرارات صغيرة، فلن تكون لديك قوة الإرادة لاتخاذ القرارات الكبيرة، لذلك افعل الأشياء الهامة أولاً.

فيما يأتي ثلاثة أمثلة لتجميع مهام وسائل التواصل الاجتماعي:

• إنشاء المحتوى المرئي.
• البحث عن موضوعات الأخبار لخطة المحتوى الخاصة بك.
• إنشاء منشورات لحملات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي (مثل إطلاق المنتجات الموسمية والجديدة).

أولا: إنشاء المحتوى المرئي:

إذا كنت تريد أن تبرز العلامة التجارية لعميلك على وسائل التواصل الاجتماعي، فيجب عليك إدراج أشكال مختلفة من الوسائط المتعددة، ويمكنك تخصيص جلسة ربما صباحاً أو بعد الظهر للتركيز على إنشاء المحتوى المرئي الخاص بك وتخصيصه ليناسب كل منصة.

تحتوي معظم أدوات الرسومات على وسائل التواصل الاجتماعي على القوالب بحيث لا يتعين عليك سوى تعديل بعض العناصر في كل مرة تقوم فيها بإنشاء محتوى جديد، وأفضل نصيحة لتوفير الوقت هي استخدام أداة "كانفا" (Canva) لتصميم الرسومات بسرعة وسهولة.

ثانياً: البحث عن موضوعات الأخبار لخطة المحتوى الخاصة بك:

خصص وقتاً للبحث عن موضوعات الأخبار ذات الصلة بمجال عملك وأدرجها في جدول المحتوى الخاص بك؛ إذ إنَّ مواكبة التغييرات في مجال عملك يعزز من معرفتك بصفتك مديراً لوسائل التواصل الاجتماعي، وهذا يجعلك أكثر قدرة على التكيف والتفاعل عند مواجهة القصص التي تؤثر في أعمال عملائك، إضافة إلى ذلك، توجد بعض مدونات التسويق الرقمي الرائعة التي يمكنك استخدامها بوصفها مصدراً للأخبار.

ثالثاً: إنشاء منشورات لحملات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي (مثل إطلاق المنتجات الموسمية والجديدة):

يُعَدُّ إنشاء محتوى عالي الجودة للحملات على وسائل التواصل الاجتماعي دفعة واحدة بمنزلة توفير كبير للوقت.

أنشئ كمَّاً هائلاً من المحتوى، مثل المحتوى قصير وطويل الأمد، والأسئلة الشائعة، والمدونات الصوتية، ومقاطع الفيديو، والبث المباشر، ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي، وغير ذلك مقدَّماً، وباستخدام هذا المحتوى، أنشئ ملف "سي إس في" (CSV) يحتوي على العنوان والرابط حتى تتمكن من تحميل المحتوى دفعة واحدة لتوفير الوقت، فإذا أتيحت لك الفرصة للقيام بذلك قبل تاريخ إطلاق حملتك، فافعل ذلك.

5. أتمِت مهامك:

إضافة إلى تفويض المهام إلى الآخرين، يمكنك أتمتة المهام المتكررة التي لا تتطلب تفاعلاً بشرياً، على سبيل المثال، يمكنك جدولة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي مقدَّماً لكي تُنشَر في التاريخ والوقت الذي تريده، ثم الانضمام إلى المحادثة بعد النشر.

لا يمكن لأي إنسان عادي أن يتمكن من النشر على وسائل التواصل الاجتماعي كل يوم دون أتمتة وجدولة المنشورات؛ لذا نظِّم نفسك لقضاء بضع ساعات كل أسبوع في إعداد منشوراتك والتخطيط لها وتحميلها لكي تُرسَل في الأوقات التي تختارها، وهذا يمنحك الحرية لمتابعة مهامك اليومية.

توجد أشياء معينة تقوم بها بانتظام، ربما مرات عدة في اليوم اعتماداً على حجم عمل العميل لديك، ولذلك من المنطقي أن توجد بعض الأنظمة لأتمتة المهام المتكررة، لذلك استخدم أداة "آي إف تي تي تي" (IFTTT) لمساعدتك في هذا الصدد.

إليك بعض التقنيات لتوفير الوقت:

1. مراقبة الكلمات المفتاحية:

من الصعب جداً مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي لكل عميل من عملائك دون استخدام بعض برامج مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي لأتمتة العملية، وباستخدام الأدوات والكلمات المفتاحية المناسبة، يمكنك تتبُّع جميع الإشارات إلى العلامة التجارية ذات الصلة في مكان واحد، وبعد ذلك، وكجزء من روتينك اليومي، يمكنك مراجعة التعليقات والرد عليها؛ إذ تساعدك عملية مراقبة الكلمات المفتاحية على العثور بسرعة على أخبار جذابة لنشرها إلى الجمهور.

2. توحيد التقارير للعملاء:

يستغرق جمع المقاييس والأفكار من شبكات التواصل الاجتماعي المحلية و"جوجل أناليتيكس" (Google Analytics) لكل عميل من عملائك وقتاً طويلاً، ولهذا السبب تُفضِّل معظم الوكالات دمج وتبسيط متطلبات إعداد التقارير الخاصة بعملائها في أداة واحدة، فيمكنك تخصيص التقارير لكل عميل وإنشاء تقارير تلقائية على أساس أسبوعي أو شهري.

ابحث عن تطبيقات لهاتفك تساعدك على الحفاظ على حساباتك، على سبيل المثال، بدلاً من محاولة معرفة من ألغى متابعتك أو تفاعل أكثر مع منشوراتك يدوياً، ابحث عن تطبيق يساعدك على إجراء هذا العمل بثوانٍ معدودة.

3. تحديد الأحداث المتكررة للعملاء:

يمكنك أتمتة أي حدث متكرر، على سبيل المثال، يمكنك:

• إعداد الفواتير المتكررة في برامج فواتير العملاء الذين يدفعون نفس المبلغ كل شهر.
• إعداد اجتماعات العملاء المتكررة في التقويم الخاص بك.

4. استخدام القوالب:

يمكنك استخدام القوالب لتوفير الوقت في وسائل التواصل الاجتماعي ومهام إدارة الأعمال، على سبيل المثال:

• حفظ مجموعة من قوالب الرسومات في "كانفا" أو "أدوبي" (Adobe) لكل وسيلة تواصل اجتماعي.
• حفظ مجموعة من الوسوم الخاصة بالعملاء لتكون جاهزة للاستخدام في منشورات وسائل التواصل الاجتماعي.

5. استخدام اختصارات لوحة المفاتيح:

• يمكنك الوصول إلى الرموز التعبيرية لمنشورات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بعميلك بسرعة باستخدام "جوجل كروم" (Google Chrome) والنقر بزر الماوس الأيمن على أيَّة صفحة على الموقع أو فتح منتقي الرموز التعبيرية على جهاز "ماك" (Mac) باستخدام الاختصار (Cmd-Ctrl-Space).
• يمكنك التعرف إلى اختصارات لوحة المفاتيح في البرامج التي تستخدمها باستمرار، مثل "إكسل" (Excel) و"وورد" (Word) وغيرهما.

6. فوِّض بعض المهام:

عندما تدير وكالة، فمن المستحيل أن تفعل كل شيء بنفسك.

• قد لا تكون لديك المهارات اللازمة.
• قد لا يكون لديك ما يكفي من الوقت.

على سبيل المثال، إذا لم يكن تصميم الرسومات هو الشيء الذي تفضله، فاستعن بمصمم رسومات مستقل لإنشاء بعض العناصر المرئية المذهلة وقضاء الوقت الذي وفرته في شيء أكثر ربحاً.

فوِّض أي عمل تحتاج إلى تفويضه، ولتوفير الوقت والطاقة والإجهاد، يجب عليك الاستعانة ببعض الخبراء لإنشاء أو إدارة المنشورات والمحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي، وهذا يوفر لك الوقت لإنشاء وبيع وإدارة منتجك أو خدمتك، وهذا هو مجال خبرتك، فعندما تحسب التكاليف، ستجد أنَّ الأمر أجدى اقتصادياً مما كنت تعتقد في البداية.

7. استثمر قليلاً من الوقت كل شهر في التجريب:

مع كل الوقت الذي ستوفره، يمكنك الارتقاء باستراتيجية التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك إلى مستوى أعلى؛ لذا جرِّب بعض هذه النشاطات:

• تحسين التفاعل على إنستغرام باستخدام أي من الميزات الجديدة.
• إطلاق حملة لعميلك باستخدام محتوى من إنشاء المستخدم.
• تعزيز شعبيتك وشبكة علاقاتك لأجلك وأجل عميلك باستخدام "قوائم تويتر" (Twitter lists).
• تعزيز شعبية عميلك على "لينكد إن" باستخدام الوسوم.

في الختام:

اعلم أنَّ كل مدير لوسائل التواصل الاجتماعي يعمل بطريقة مختلفة؛ لذلك من الهام أن تجد أسلوبك الفريد.